gdpr & dsgvo

Vertrag über die Verarbeitung von Daten im Auftrag

zwischen

…………………….
…………………….
…………………….

- Auftraggeber -

und

EEG Expert
Marco Versace
Erzbergerstrasse 19
22765 Hamburg
www.eegexpert.net und www.eeg.expert

- Auftragnehmer –


1. Allgemeines

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers i.S.d. Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

(2) Sofern in diesem Vertrag der Begriff „Datenverarbeitung“ oder „Verarbeitung“ (von Daten) benutzt wird, wird die Definition der „Verarbeitung“ i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO zugrunde gelegt.


2. Gegenstand des Auftrags

(1) Der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sind in Anlage 1 zu diesem Vertrag festgelegt.


3. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber ist Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch den Auftragnehmer. Dem Auftragnehmer steht nach Ziff. 4 Abs. 6 das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist.

(2) Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen.

(3) Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen können in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen.

(4) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

(5) Der Auftraggeber kann weisungsberechtigte Personen benennen. Sofern weisungsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsberechtigten Personen beim Auftraggeber ändern, wird der Auftraggeber dies dem Auftragnehmer in Textform mitteilen.

(6) Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer feststellt.

(7) Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach Art. 33, 34 DSGVO oder einer sonstigen, für den Auftraggeber geltenden gesetzlichen Meldepflicht besteht, ist der Auftraggeber für deren Einhaltung verantwortlich.


4. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach diesem Vertrag und/oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser schriftlich zugestimmt hat.

(2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Datenverarbeitung im Auftrag nur in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durchzuführen.

(3) Der Auftragnehmer sichert im Bereich der auftragsgemäßen Verarbeitung von personenbezogenen Daten die vertragsmäßige Abwicklung aller vereinbarten Maßnahmen zu.

(4) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sein Unternehmen und seine Betriebsabläufe so zu gestalten, dass die Daten, die er im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, im jeweils erforderlichen Maß gesichert und vor der unbefugten Kenntnisnahme Dritter geschützt sind. Der Auftragnehmer wird Änderungen in der Organisation der Datenverarbeitung im Auftrag, die für die Sicherheit der Daten erheblich sind, vorab mit dem Auftraggeber abstimmen.

(5) Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.

(6) Die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers außerhalb von Betriebsstätten des Auftragnehmers oder Subunternehmern ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers in Schriftform oder Textform zulässig. Eine Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber in Privatwohnungen ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers in Schriftform oder Textform im Einzelfall zulässig.

(7) Der Auftragnehmer wird die Daten, die er im Auftrag für den Auftraggeber verarbeitet, getrennt von anderen Daten verarbeiten. Eine physische Trennung ist nicht zwingend erforderlich.

(8) Der Auftragnehmer kann dem Auftraggeber die Person(en) benennen, die zum Empfang von Weisungen des Auftraggebers berechtigt sind. Sofern weisungsempfangsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsempfangsberechtigten Personen beim Auftragnehmer ändern, wird der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber in Textform mitteilen.


5. Datenschutzbeauftragter des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer bestätigt, dass er einen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO benannt hat. Der Auftragnehmer trägt Sorge dafür, dass der Datenschutzbeauftragte über die erforderliche Qualifikation und das erforderliche Fachwissen verfügt. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber den Namen und die Kontaktdaten seines Datenschutzbeauftragten gesondert in Textform mitteilen.

(2) Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach Absatz 1 kann im Ermessen des Auftraggebers entfallen, wenn der Auftragnehmer nachweisen kann, dass er gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen und der Auftragnehmer nachweisen kann, dass betriebliche Regelungen bestehen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, der Regelungen dieses Vertrages sowie etwaiger weiterer Weisungen des Auftraggebers gewährleisten.


6. Meldepflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Auftraggebers, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich mitzuteilen. Gleiches gilt für jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet.

(2) Ferner wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde nach Art. 58 DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und dies auch eine Kontrolle der Verarbeitung, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers erbringt, betreffen kann.

(3) Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass für den Auftraggeber eine Meldepflicht nach Art. 33, 34 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Umsetzung der Meldepflichten unterstützen. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber insbesondere jeden unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, unverzüglich, spätestens aber binnen 48 Stunden ab Kenntnis des Zugriffs mitteilen.

Die Meldung des Auftragnehmers an den Auftraggeber muss insbesondere folgende Informationen beinhalten:

(a) eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

(b) eine Beschreibung der von dem Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.


7. Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nach Art. 12-23 DSGVO. Es gelten die Regelungen von Ziff. 11 dieses Vertrages.

(2) Der Auftragnehmer wirkt an der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten durch den Auftraggeber mit. Er hat dem Auftraggeber die insoweit jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.

(3) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in Art. 32-36 DSGVO genannten Pflichten.


8. Kontrollbefugnisse

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer jederzeit im erforderlichen Umfang zu kontrollieren.

(2) Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber gegenüber zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle i.S.d. Absatzes 1 erforderlich ist.

(3) Der Auftraggeber kann eine Einsichtnahme in die vom Auftragnehmer für den Auftraggeber verarbeiteten Daten sowie in die verwendeten Datenverarbeitungssysteme und -programme verlangen.

(4) Der Auftraggeber kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 in der Betriebsstätte des Auftragnehmers zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Auftraggeber wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers durch die Kontrollen nicht unverhältnismäßig zu stören.

(5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftraggeber i.S.d. Art. 58 DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Auskunfts- und Kontrollpflichten die erforderlichen Auskünfte an den Auftraggeber zu erteilen und der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde eine Vor-Ort-Kontrolle zu ermöglichen. Der Auftraggeber ist über entsprechende geplante Maßnahmen vom Auftragnehmer zu informieren.


9. Unterauftragsverhältnisse

(1) Die Beauftragung von Unterauftragnehmern durch den Auftragnehmer ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers in Textform zulässig. Der Auftragnehmer wird alle bereits zum Vertragsschluss bestehenden Unterauftragsverhältnisse in der Anlage 2 zu diesem Vertrag angeben.

(2) Der Auftragnehmer hat den Unterauftragnehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Der Auftragnehmer hat insbesondere vorab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kontrollieren, dass der Unterauftragnehmer die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Das Ergebnis der Kontrolle ist vom Auftragnehmer zu dokumentieren und auf Anfrage dem Auftraggeber zu übermitteln.

(3) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sich vom Unterauftragnehmer bestätigen zu lassen, dass dieser einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten i.S.d. § 4f BDSG bzw. Art. 37 DSGVO benannt hat. Für den Fall, dass kein Datenschutzbeauftragter beim Unterauftragnehmer benannt worden ist, hat der Auftragnehmer den Auftraggeber hierauf hinzuweisen und Informationen dazu beizubringen, aus denen sich ergibt, dass der Unterauftragnehmer gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragte zu benennen.

(4) Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten.

(5) Der Auftragnehmer hat mit dem Unterauftragnehmer einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen, der den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO entspricht. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer dem Unterauftragnehmer dieselben Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten aufzuerlegen, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt sind. Dem Auftraggeber ist der Auftragsdatenverarbeitungsvertrag auf Anfrage in Kopie zu übermitteln.

(6) Der Auftragnehmer ist insbesondere verpflichtet, durch vertragliche Regelungen sicherzustellen, dass die Kontrollbefugnisse (Ziff. 5 dieses Vertrages) des Auftraggebers und von Aufsichtsbehörden auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten und entsprechende Kontrollrechte von Auftraggeber und Aufsichtsbehörden vereinbart werden. Es ist zudem vertraglich zu regeln, dass der Unterauftragnehmer diese Kontrollmaßnahmen und etwaige Vor-Ort-Kontrollen zu dulden hat.

(7) Nicht als Unterauftragsverhältnisse i.S.d. Absätze 1 bis 6 sind Dienstleistungen anzusehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um die geschäftliche Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören beispielsweise Reinigungsleistungen, reine Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt, Post- und Kurierdienste, Transportleistungen, Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist gleichwohl verpflichtet, auch bei Nebenleistungen, die von Dritten erbracht werden, Sorge dafür zu tragen, dass angemessene Vorkehrungen und technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Wartung und Pflege von IT-System oder Applikationen stellt ein zustimmungspflichtiges Unterauftragsverhältnis und Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 DSGVO dar, wenn die Wartung und Prüfung solche IT-Systeme betrifft, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden und bei der Wartung auf personenbezogenen Daten zugegriffen werden kann, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden.


10. Vertraulichkeitsverpflichtung

(1) Der Auftragnehmer ist bei der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber zur Wahrung der Vertraulichkeit über Daten, die er im Zusammenhang mit dem Auftrag erhält bzw. zur Kenntnis erlangt, verpflichtet. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die gleichen Geheimnisschutzregeln zu beachten, wie sie dem Auftraggeber obliegen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, dem Auftragnehmer etwaige besondere Geheimnisschutzregeln mitzuteilen.

(2) Der Auftragnehmer sichert zu, dass ihm die jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind und er mit der Anwendung dieser vertraut ist. Der Auftragnehmer sichert ferner zu, dass er seine Beschäftigten mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und zur Vertraulichkeit verpflichtet hat. Der Auftragnehmer sichert ferner zu, dass er insbesondere die bei der Durchführung der Arbeiten tätigen Beschäftigten zur Vertraulichkeit verpflichtet hat und diese über die Weisungen des Auftraggebers informiert hat.

(3) Die Verpflichtung der Beschäftigten nach Absatz 2 sind dem Auftraggeber auf Anfrage nachzuweisen.


11. Wahrung von Betroffenenrechten

(1) Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei seiner Pflicht, Anträge von Betroffenen nach Art. 12-23 DSGVO zu bearbeiten, zu unterstützten. Der Auftragnehmer hat dabei insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass die insoweit erforderlichen Informationen unverzüglich an den Auftraggeber erteilt werden, damit dieser insbesondere seinen Pflichten aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO nachkommen kann.

(2) Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers für die Wahrung von Betroffenenrechten - insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung - durch den Auftraggeber erforderlich ist, wird der Auftragnehmer die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Auftraggebers treffen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nachzukommen.

(3) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch Mitwirkungsleistungen im Zusammenhang mit Geltendmachung von Betroffenenrechten gegenüber dem Auftraggeber beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.


12. Geheimhaltungspflichten

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages erhalten, zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung des Vertrages zu verwenden. Keine Partei ist berechtigt, diese Informationen ganz oder teilweise zu anderen als den soeben genannten Zwecken zu nutzen oder diese Information Dritten zugänglich zu machen.

(2) Die vorstehende Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die eine der Parteien nachweisbar von Dritten erhalten hat, ohne zur Geheimhaltung verpflichtet zu sein, oder die öffentlich bekannt sind.


13. Vergütung

(1) Die Vergütung des Auftragnehmers wird gesondert vereinbart.


14. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind. Dies beinhaltet insbesondere die Vorgaben aus Art. 32 DSGVO.

(2) Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als Anlage 3 zu diesem Vertrag beigefügt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird der Auftragnehmer im Voraus mit dem Auftraggeber abstimmen. Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Der Auftraggeber kann jederzeit eine aktuelle Fassung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern.

(3) Der Auftragnehmer wird die von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen regelmäßig und auch anlassbezogen auf ihre Wirksamkeit kontrollieren. Für den Fall, dass es Optimierungs- und/oder Änderungsbedarf gibt, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber informieren.


15. Dauer des Auftrags

(1) Der Vertrag beginnt mit Unterzeichnung und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

(2) Er ist mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende kündbar.

(3) Der Auftraggeber kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen die anzuwendenden Datenschutzvorschriften oder gegen Pflichten aus diesem Vertrag vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer den Zutritt des Auftraggebers oder der zuständigen Aufsichtsbehörde vertragswidrig verweigert.


16. Beendigung

(1) Nach Beendigung des Vertrages hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers an diesen zurückzugeben oder zu löschen. Die Löschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren. Etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder sonstige Pflichten zur Speicherung der Daten bleiben unberührt.

(2) Der Auftraggeber hat das Recht, die vollständige und vertragsgemäße Rückgabe und Löschung der Daten beim Auftragnehmer zu kontrollieren. Dies kann auch durch eine Inaugenscheinnahme der Datenverarbeitungsanlagen in der Betriebsstätte des Auftragnehmers erfolgen. Die Vor-Ort-Kontrolle soll mit angemessener Frist durch den Auftraggeber angekündigt werden.


17. Zurückbehaltungsrecht

(1) Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer i.S.d. § 273 BGB hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen wird.


18. Schlussbestimmungen

(1) Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.

(2) Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich.

(3) Sollten einzelne Teile dieses Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen des Vertrages nicht.



    , den         Hamburg, den   3.5.2018
Datum     Ort    


                     
  - Auftraggeber -         - Auftragnehmer -

Anlage 1 - Gegenstand des Auftrags


1. Gegenstand und Zweck der Verarbeitung

Der Auftrag des Auftraggebers an den Auftragnehmer umfasst folgende Arbeiten und/oder Leistungen:

Es werden Messdaten (Reaktionszeiten) vom Auftraggeber an den Auftragnehmer übergeben. Ferner werden Patientendaten regelmäßig für die Symptomverfolgung eingegeben, gespeichert und grafisch ausgewertet.
Die Messdaten werden ausgelesen aus dem QIKtest Gerät (Dritthersteller)
Entschlüsseln, Speichern von Testdaten
Analyse von Testdaten und Vergleich
Speichern und Vorhalten der Analysedaten


2. Art(en) der personenbezogenen Daten

Folgende Datenarten sind regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung:

Stammdaten der Auftraggebers: Name, Adresse, Telefonnummer und Fax, E-Mail-Adresse, Zeitzone, IP-Nummer, Titel, Firma, Nutzername, Passwort, Kundenhistorie, Vertragsabrechungs- und Zahlungsdaten.

Stammdaten der Patienten: ID, Geschlecht, Geburtsdatum, IP-Nummer, Anonymes Kürzel, E-Mail-Adresse, Nutzername, Passwort, Therapeutenkürzel sowie Messdaten.


3. Kategorien betroffener Person

Kreis der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen:
Auftraggeber und seine Patienten.


4. Weisungsberechtigte Personen des Auftraggebers

Im Einzelfall schriftlich zu klären.


5. Weisungsempfangsberechtigte Personen des Auftragnehmers

Marco Versace

Anlage 2 - Unterauftragnehmer


Der Auftragnehmer nimmt für die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers Leistungen von Dritten in Anspruch, die in seinem Auftrag Daten verarbeiten („Unterauftragnehmer“).

Dabei handelt es sich um nachfolgende(s) Unternehmen:

Kreditkartenabrechnung:
Stripe Inc.
185 Berry Street, Suite 550
San Francisco CA 94107
USA
www.stripe.com
Deutsche Niederlassung unter www.stripe.com/de in Berlin.

Kreditkartenabrechnungsautomatisierung:
uCollect,
Business Express Technologies Inc
55 Albert Street, Suite 105
Markham, ON L3P 2T4
Canada
www.ucollect.biz

Rechnungsstellung:
Xero Limited
Bank House
171 Midsummer Boulevard
Milton Keynes, MK9 1EB
United Kingdom
www.xero.com

Buchhaltung:
office position e.K.
Inh.: Anja Hahn
Donnerstraße 10, Haus 3
22763 Hamburg
www.office-position.com

Serverhosting:
UK Dedicated Servers Limited
Unit 21 West Park 211 Torrington Avenue
Coventry CV4 9AP
United Kingdom
www.ukservers.com

Datensicherungen:
Host-Europe GmbH
Welserstr. 14
51149 Köln
www.hosteurope.de

Anlage 3 - Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer trifft nachfolgende technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit i.S.d. Art. 32 DSGVO.


1. Vertraulichkeit

Die Datenverarbeitung wird im Produktionssystem (Live Server) von einem externen Auftragsverarbeiter geleistet.

Die Gebäude des Servers sind mit elektronischen und schlüsselbasierten Sicherungssystem versehen.

Besucher werden registriert und vom Personal begleitet.

Elektronische Zutrittskontrollsysteme und Personal überwachen und gewährleisten den Zutritt zum jeweiligen Data Center nur für autorisierte Personen. Es besteht eine restriktive Zutrittsregelung. Sicherheitsbereich mit Eingangskontrolle. Zutrittskontrollsystem mit Chipkarten.


Zugangskontrolle

Login mit Benutzername und Passwort, Login mit biometrischen Daten, Anti Viren Software Server, Firewall, Intrusion Detection Systeme, Verschlüsselung von Datenträgern, Verschlüsselung Smartphones, Verwaltung von Benutzerberechtigungen, Erstellen von Benutzerprofilen, Zentrale Passwortvergabe, Richtlinie Sicheres Passwort, Gehäuseverriegelung, Alarmanlage, Schlüssel für Türen

Berechtigungen werden restriktiv vom Administrator erteilt.

Die Erteilung und der Entzug von Berechtigungen werden nach dem Sicherheitskonzept vergeben.

Eingeräumte Berechtigungen werden quartalsweise überprüft.

Die Vergabe von erforderliche Berechtigungen, wird regelmäßig überprüft.

Passwörter haben eine Mindestpasswortlänge, Mindestkomplexität, das wird durch Passwortmanagement im Server Sichergestellt.

Halbjährlich werden Passwortwechsel erzwungen.

Mobile IT Systeme und Datenträger sind verschlüsselt, es werden IT Systeme zum Schutz vor Viren und Schadsoftware eingesetzt.

Automatisierte Intrusion Detection Systeme für Email und Firewall werden eingesetzt.

Durch restriktive Handhabung der Benutzerrechte, restriktive Weitergabe von Daten und sorgfältige Überprüfung der Auftragnehmer wird Sorge dafür getragen, dass die Datensicherheit und Anforderungen des DSGVO erfüllt werden.


Zugriffskontrolle

Physische Löschung von Datenträgern, Einsatz Berechtigungskonzept, Minimale Anzahl an Administratoren, Protokollierung von Zugriffen auf Anwendungen, konkret bei der Eingabe und Löschung von Daten, Verwaltung Benutzerrechte durch Administratoren.

Differenzierte Berechtigungen für den Zugriff werden durch den Administrator restriktiv festelegt.

Benutzerrollen und damit einhergehende Berechtigungen werden kontinuierlich, aber mindestens im Quartal überprüft.

Auscheidende oder im Fachbereich wechselnde Personen werden durch den Administrator mit entsprechenden Berechtigungen versehen.

Die Anzahl der Administratoren ist auf das Minimum beschränkt.

Zugriffe auf die Anwendung EEG Expert werden protokolliert.

Die Zerstörung gebrauchter Datenträger wird elektronisch durch mehrfache gesicherte Löschung durchgeführt.

Papierunterlagen sind in verschlossenen Räumen aufbewahrt und werden bei Bedarf mit Aktenvernichter zerstört.


Trennung

Datenbanken sind nach Funktionen getrennt und die Verarbeitung geschieht durch getrennte Prozesse.

Der Zugriff von Kunden auf Daten anderer Kunden wird durch die Applikation EEG Expert sowie durch Betriebssystemhärtung gewährleistet.

Test- und Produktionssysteme sind physisch voneinander getrennt, und der Übertrag der Daten und Programme ist mit SFTP gesichert.


Pseudonymisierung & Verschlüsselung

Patientendaten werden durch Pseudonymisierung und Referenz durch eine Codenummer geschützt. Nur durch einen unverhältnismäßig hohen Aufwand können Personendaten rekonstruiert werden.




2. Integrität


Eingabekontrolle

Dateneingabe wird auf Applikationsebene mit einer Ereignisdatenbank protokolliert. Diese Nachweise werden für 6 Jahre gespeichert und der Administrator von EEG Expert hat Zugriff auf diese Daten.


Weitergabekontrolle

Personenbezogene Daten werden sowohl für Kunden- wie auch für Patientendaten nur mit gesicherten Webverbindungen übertragen: HTTPS für Webangebote, SFTP für Datenübertragung, Email mit TLS.

Daten werden nach Beendigung des Auftrags sicher gelöscht. Löschungen werden dokumentiert.



3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

Eine unterbrechungsfreie Stromversorgung USV ist im Einsatz im Server Hosting und die Räume sind klimatisiert. Es sind Feuer und Rauchmeldeanlagen vorhanden. Festplattenspiegelung wird im Backupkonzept eingesetzt, zur Replikation und Wiederherstellung aller Datenfestplatten.

Datensicherung besteht aus täglich Sicherung der Applikation und dessen Daten auf zweiter lokaler Festplatte, täglicher Sicherung auf externem Server. Datensicherungen sind verschlüsselt.

Der Notfallplan tritt im Falle von Störungen auf. Regelmäßige Prüfungen der Backupkonsistenz und Wiederherstellbarkeit sichern die rasche Datenwiederherstellung.



4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

Die Unternehmensleitung von EEG Expert bekennt sich zur Verantwortung für Datenschutz und Informationssicherheit. Beschäftigte werden zum vertraulichen Datenschutz verpflichtet durch schriftliche Bestätigung und Information.

Der Datenschutzbeauftragte ist Herr Marco Versace von EEG Expert.

Technische Maßnahmen, die den Datenschutz umsetzen sind Alarmanlage am Server, automatische Zugangssysteme, Sicherheitsschlösser, Firewall und Antivirussoftware, Zugangskontrolle zur Administration des Servers, Verschlüsselung, sichere Passwortregeln, Einsatz von Intrusion Detection Systemen, Einsatz zur physischen Löschung von Daten, in der Applikation umgesetzte sichere Mandantenfähigkeit, Bereitstellung verschlüsselter Verbindungen wie SFTP und SSL, Protokollierung von Datenänderungen und Datenlöschungen.

Anfragen bzgl. Datenschutz werden mit Priorität im Support-Prozess bearbeitet und dadurch die zeitnahe Umsetzung garantiert.

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten liegt vor.

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Contract for the processing of data on behalf

between

…………………….
…………………….
…………………….

- Principal -

and

EEG Expert
Marco Versace
Erzbergerstrasse 19
22765 Hamburg
www.eegexpert.net & www.eeg.expert

- Agent –


1. General

(1) The agent processes personal data on behalf of the principal as defined by
Art. 4 No. 8 und Art. 28 of regulation (EU) 2016/679 – General Data Protection
Regulation (DSGVO). This Agreement governs the rights and obligations of the
parties in relation to the processing of personal data.

(2) If the term "data processing" or "processing" (of data) is used in this contract,
the definition of "processing" as defined by Art. 4 No. 2 GDPR is taken as the
basis.


2. Subject of the contract

(1) The object of the processing, nature and purpose of the processing, the nature
of personal data and the categories of data subjects are set out in Appendix 1 to
this contract.


3. Rights and obligations of the principal

(1) The client is responsible within the meaning of Art. 4 No. 7 GDPR for the processing of data on behalf of the agent. The contractor in in accordance with para. 4 para. 6 entitled to inform the client if a data processing which he considers legally inadmissible is the subject of the order and / or a directive.

(2) The principal is responsible for the preservation of the aggrieved party’s rights.
The agent will inform the principal immediately if the aggrieved party assert their data subject rights to the contractor.

(3) The principal has the right to issue additional instructions to the agent regarding the type, scope and procedure of the data processing at any time. Instructions may be in textual form (e.g. e-mail).

(4) Regulations on any compensation for additional expenses arising from supplementary instructions from the client to the contractor remain unaffected.

(5) The principal may nominate authorized persons. If authorized persons are to be named, they will be named in Appendix 1. In the event that the authorized persons change with the principal, the principal will inform the client in writing.

(6) The principal informs the agent immediately if he detects mistakes
or irregularities related to the processing of personal data by the agent.

(7) In the event that an obligation to inform third parties under Art. 33, 34 DSGVO or any other statutory duty of registration for the principal exists, the principal is responsible for their compliance.


4. General obligations of the agent

(1) The agent processes personal data exclusively within the framework of the agreements made and / or in compliance with any additional instructions issued by the principal. Exceptions to this are statutory provisions that may oblige the agent to process the data differently. In such a case, the processor shall inform the contracting entity of these legal requirements prior to processing, unless the law prohibits such communication on grounds of significant public interest.
Purpose, type and scope of the data processing are otherwise exclusively based on this contract and / or the instructions of the principal. A deviating processing of data is prohibited to the agent, unless the principal has agreed to this in writing.

(2) The agent commits to carry out the data processing on behalf only in member states of the European Union (EU) or the European Economic Area (EEA).

(3) The agent ensures in the field of order processing of personal data, the contractual processing of all agreed measures.

(4) The agent is obliged to design his company and his operations in such a way that the data which he processes on behalf of the client are secured to the extent required and protected against unauthorized third-party access. The agent will coordinate changes in the organization of the data processing on behalf, in case those are substantial for the security of the data, in advance with the client.

(5) The agent will inform the principal immediately if, in his opinion, an instruction given by the principal violates legal regulations. The agent is entitled to suspend the execution of the mentioned instruction until the instruction has been confirmed or changed by the principal. If the agent can demonstrate that processing according to the instructions of the principal can lead to liability of the agent in accordance with Art. 82 GDPR, the agent is entitled to suspend the further processing until clarification of the liability between the parties has been achieved.

(6) The processing of data on behalf of the principal outside the premises of the agent or subcontractors is only permitted with the consent of the principal in writing or text form. A processing of data for the client in private apartments is, in individual cases, permitted only with the consent of the principal in writing or text form.

(7) The agent will process the data that he processes on behalf of the principal separately from other data. A physical separation is not mandatory.

(8) The agent may appoint person (s) to the principal who are entitled to receive instructions from the principal. If authorized persons are to be named, they will be named in Appendix 1. In the event that the beneficiaries of the authorization change at the agent, the agent will inform the principal in writing.


5. Data protection officer of the agent

(1) The agent confirms that he has appointed a data protection officer according to Art. 37 GDPR. The agent will ensure that the data protection officer has the necessary qualifications and expertise. The agent will notify the client of the name and contact details of his data protection officer separately in text form.

(2) The obligation to designate a data protection officer under paragraph 1 may be waived at the discretion of the principal if the agent can prove that he is under no legal obligation to appoint a data protection officer and the agent can demonstrate that there are operational rules governing the processing of personal data compliant with the statutory provisions, the provisions of this contract as well as any further instructions of the principal.


6. The agent’s obligation to notify

(1) The agent is obliged to notify the principal of any breach of data protection regulations or violation of the contractual agreements and / or the instructions given by the principal in the course of the processing of data by him or other persons involved in the processing without delay.
The same applies to any infringement of the protection of personal data processed by the agent on behalf of the principal.

(2) Furthermore, the agent will inform the principal without delay if a supervisory authority acts pursuant to Art. 58 GDPR against the agent, this may also concern a control of the processing that the agent performs on behalf of the principal.

(3) The agent is aware that the principal may be required to report in accordance with Art. 33, 34 GDPR, which provides for notification to the supervisory authority within 72 hours of an incident becoming known.
The agent will support the principal in the implementation of the reporting obligations. In particular, the agent will notify the principal of any unauthorized access to personal data processed on behalf of the principal without delay, but no later than within 48 hours after becoming aware of the access

The notification of the agent to the principal must in particular include the following information:

(a) a description of the nature of the personal data breach, where possible, stating the categories and the approximate number of data subjects, the categories concerned and the approximate number of personal data records affected;

(b) a description of the actions taken or proposed by the contractor to remedy the breach of the protection of personal data and, where appropriate, measures to mitigate their potential adverse effects.


7. The agent’s obligation to co-operate

(1) The agent supports the principal in his duty to respond to applications for the exercise of data subject rights in accordance with Art. 12-23 GDPR. The regulations of section 11 of this contract.

(2) The agent participates in the preparation of the lists of processing activities by the principal.
The agent must inform the principal of the information required in this regard in a suitable manner.

(3) The agent shall assist the principal in observance of the obligations set out in Art. 32-36 GDPR, taking into account the type of processing and the information available to the agent.


8. Supervisory powers

(1) The principal has the right to check compliance with the statutory provisions on data protection and / or compliance with the contractual provisions made between the parties and / or compliance by the agent with the instructions of the principal at any time and to the required extent.

(2) The agent is obliged to provide information to the principal, insofar as this is necessary for carrying out the inspection within the meaning of paragraph 1.

(3) The principal may request access to the data processed by the agent for the principal as well as to the data processing systems and programs used.

(4) The principal may, after prior notification and within a reasonable period of time, carry out the inspection within the meaning of paragraph 1 in the place of business of the agent at the usual business hours. The Principal shall ensure that the controls are carried out only to the extent necessary so as not to disproportionately disturb the operations of the agent through the controls.

(5) In the case of measures taken by the supervisory authority, the agent is obliged to provide the principal with the necessary information within the meaning of Art. 58 DSGVO, in particular to inform the principal in terms of the agent’s information and control obligations, and allow the respective supervisory authority to carry out an on-site inspection.
The principal is to be informed by the contractor about planned measures in this regard.


9. Subcontracting

(1) The commissioning of subcontractors by the agent is only permitted with the consent of the principal in written form. The agent will indicate all subcontracting conditions already existing for the contract in Annex 2 to this contract.

(2) The agent must carefully select the subcontractor and check before subcontracting that the subcontractor can comply with the agreements made between the principal and the agent. In particular, the agent must check in advance and regularly during the contract period if the subcontractor has taken the necessary technical and organizational measures to protect personal data in accordance with Art. 32 GDPR. The result of the inspection must be documented by the agent and transmitted to the principal upon request.

(3) The agent is obliged to have the subcontractor confirm that he has appointed a company data protection officer within the meaning of § 4f BDSG or Art. 37 GDPR. In the event that no data protection officer has been appointed to the subcontractor, the agent must inform the principal and provide information indicating that the subcontractor is under no legal obligation to appoint a data protection officer.

(4) The contractor must ensure that the provisions agreed in this contract and, if applicable, additional instructions of the client also apply to the subcontractor.

(5) The agent must conclude an order processing contract with the subcontractor that meets the requirements of Art. 28 GDPR.
In addition, the agent must impose the same obligations on the subcontractor for the protection of personal data as are specified between the principal and the agent. The order processing contract must be sent to the client on request in copy.

(6) In particular, the agent is obliged to ensure by contractual arrangements that the power to control (section 5 of this contract) of the principal and of supervisory authorities also apply to the subcontractor and that corresponding control rights are agreed on by the principal and supervisory authorities. It is also contractually agreed that the subcontractor must tolerate these control measures and any on-site checks.

(7) Subcontracts within the meaning of subsections 1 to 6 shall not include services that the agent claims from third parties as a mere ancillary service in order to carry out the business activity. These include, for example, cleaning services, pure telecommunications services without any specific relation to services provided by the contractor to the client, postal and courier services, transport services, security services. Nevertheless, the agent is obliged to ensure, even with ancillary services provided by third parties, that reasonable precautions and technical and organizational measures have been taken to ensure the protection of personal data.
The maintenance and care of the IT system or applications represents a subcontract and contract processing subject to approval within the meaning of Art. 28 GDPR, if the maintenance and inspection relates to such IT systems that are also used in connection with the provision of services for the client and in the maintenance of those personal data, that are processed on behalf of the client, can be accessed.


10. Confidentiality obligation

(1) The agent is obliged to protect the confidentiality of data received from the principal in the processing of data for the principal. The agent agrees to implement the same confidentiality rules as are the responsibility of the principal. The principal is obliged to inform the agent of any special rules for the protection of secrets.

(2) The agent warrants that he is aware of the applicable data protection regulations and that he is familiar with their application. The Contractor further warrants that it has familiarized its employees with the relevant data protection provisions and has undertaken to maintain confidentiality. The agent further warrants that he has, in particular, obliged the employees working in the execution of the work to confidentiality and has informed them of the instructions of the principal.

(3) The obligation of the employees according to paragraph 2 shall be proven to the client upon request.


11. Protection of the rights of individuals affected

(1) The client is solely responsible for the protection of the rights of individuals affected. The agent is obliged to assist the principal in his duty to process applications of persons concerned in accordance with Art. 12-23 GDPR. In particular, the agent must ensure that the information required in this respect are provided to the principal immediately, such that the principal can comply with his obligations under Art. 12 para. 3 GDPR.

(2) Insofar as the agent’s participation in the protection of affected individual’s rights - in particular information, correction, blocking or deletion - is required by the principal, the agent will take the necessary measures according to the instructions of the principal. The agent will, as far as possible, assist the principal with appropriate technical and organizational measures in order to fulfill his obligation to respond to applications for the exercise of affected individual’s rights.

(3) Rules on any compensation for additional expenses at the agent incurred through cooperation services in connection with the assertion of affected individual’s rights against the principal remain unaffected.


12. Confidentiality obligations

(1) Both parties commit to treat all information received in connection with the execution of this contract as confidential for an indefinite period and to use it only for the execution of the contract. No party is entitled to use this information in whole or in part for purposes other than those just mentioned or to make this information available to third parties.

(2) The above obligation does not apply to information which one of the parties has demonstrably received from third parties, without being required to maintain secrecy, or which are publicly known.


13. Compensation

(1) The compensation of the agent is agreed separately.


14. Technical and organizational measures for data security

(1) The agent commits towards the principal to implement the technical and organizational measures required to comply with the applicable data protection regulations. This includes in particular the requirements of Art. 32 GDPR.

(2) The status of the technical and organizational measures existing at the time the contract is concluded is attached as Annex 3 to this contract. The parties agree that technical and organizational measures may be necessary to adapt to technical and legal conditions. The agent will agree on significant changes that may affect the integrity, confidentiality or availability of personal data, in advance with the principal. Measures that involve only minor technical or organizational changes and do not adversely affect the integrity, confidentiality and availability of personal data may be implemented by the agent without coordination with the principal. The principal may at any time request an up-to-date version of the technical and organizational measures taken by the agent.

(3) The agent will check the effectiveness of the technical and organizational measures he has taken on a regular basis and on an ad hoc basis. In the event that there is a need for optimization and / or modification, the agent will inform the principal.


15. Duration of the contact

(1) The contract begins with signing and is concluded indefinitely.

(2) The contract can be terminated with a notice period of three months to the end of the quarter.

(3) The principal may terminate the contract at any time without notice if there is a serious breach of the applicable data protection regulations or obligations under this contract by the agent, or the agent cannot or does not want to execute an instruction of the principal or the agent refuses access by the principal or the competent supervisory authority in breach of contract.


16. Termination

(1) Upon termination of the contract, the agent must return or delete all documents, data and processing or utilization results that have come into his possession, which are related to the contractual relationship, at the choice of the principal. The deletion must be documented in a suitable manner. Any statutory storage obligations or other obligations to store the data remain unaffected.

(2) The principal has the right to check the complete and contractual return and deletion of the data at the agent. This may also be done by a visual inspection of the data processing equipment at the premises of the agent. The on-site inspection should be announced by the principal a reasonable amount of time in advance.


17. Right of retention

(1) The parties agree that the objection of the right of retention by the agent within the meaning of § 273 BGB with regard to the processed data and the associated data carriers is excluded.


18. Final provisions

(1) If the property of the principal is endangered by measures of third parties (e.g. by seizure or confiscation), by bankruptcy proceedings or by other events, the agent must inform the principal immediately. The principal will inform the creditors immediately about the fact that the data concerned are data processed on behalf of the principal.

(2) For ancillary restrictions the written form is required.

(3) Should individual parts of this contract be ineffective, this does not affect the validity of the remaining provisions of the contract.



    , the         Hamburg, the   3.5.2018
Place     Date    


                     
  - Principal -         - Agent -

Anlage 1 - Subject of the contract


1. Purpose and purpose of the processing

The contract of the principal to the agent includes the following work and / or services:

Measurement data (reaction times) are transferred from the principal to the agent. Furthermore, patient data is regularly entered, stored and graphically evaluated for symptom tracking.
The measured data are read from the QIKtest device (third party manufacturer)
Decryptian and storage of test data
Analysis of test data and comparison
Saving and holding the analysis data

2. Type (s) of personal data

The following types of data are regularly the subject of processing:

Master data of the principal: Name, address, phone number and fax, e-mail address, time zone, IP number, title, company, username, password, customer history, contract and payment details.

Master data of the patient: ID, gender, date of birth, IP number, anonymous abbreviation, e-mail address, username, password, therapist abbreviation and measurement data.


3. Categories of affected person

Context of data subjects:
Principal and his patients.


4. Authorized persons with instruction rights of the principal

To be clarified in writing for each case individually.


5. Authorized persons with right to receive instructions at the agent

Marco Versace

Annex 2 – Subcontractors


For the processing of data on behalf of the principal, the agent uses services from third parties that process data on its behalf ("subcontractors").

These are the following companies:

Credit card billing:
Stripe Inc.
185 Berry Street, Suite 550
San Francisco CA 94107
USA
www.stripe.com
German subsidiary via www.stripe.com/de in Berlin.

Credit card billing automation:
uCollect,
Business Express Technologies Inc
55 Albert Street, Suite 105
Markham, ON L3P 2T4
Canada
www.ucollect.biz

Invoicing:
Xero Limited
Bank House
171 Midsummer Boulevard
Milton Keynes, MK9 1EB
United Kingdom
www.xero.com

Accounting:
office position e.K.
Inh.: Anja Hahn
Donnerstraße 10, Haus 3
22763 Hamburg
www.office-position.com

Server hosting:
UK Dedicated Servers Limited
Unit 21 West Park 211 Torrington Avenue
Coventry CV4 9AP
United Kingdom
www.ukservers.com

Data back up:
Host-Europe GmbH
Welserstr. 14
51149 Köln
www.hosteurope.de

Appendix 3 - Technical and organizational measures of the agent

The agent takes the following technical and organizational measures for data security within the meaning of Art. 32 DSGVO.


1. Confidentiality

The data processing is performed in the productive system (Live Server) by an external processor.

The buildings hosting the server are equipped with electronic and key-based security system.

Visitors are registered and accompanied by company staff.

Electronic access control systems and personnel monitor and ensure that only authorized persons can access to the respective data center. The access regime is designed restrictively. Security area with entrance control. Access control system with chip cards.


Admission control

Login with user name and password, login with biometric data, anti - virus software server, firewall, intrusion detection systems, data encryption, encryption smartphones, user rights management, user profiling, centralized password sharing, secure password policy, enclosure lock, alarm, key for doors

Permissions are granted by the administrator in a restrictive manner.

The granting and withdrawal of authorizations are assigned according to the security concept.

Granted permissions are checked quarterly.

The allocation of required authorizations is checked on a regular basis.

Passwords have a minimum password length, minimum complexity, which is ensured by password management within the server.

Passwords have to be changed each 6 month

Mobile IT systems and data carriers are encrypted, and IT systems are used to protect against viruses and malware.

Automated intrusion detection systems for email and firewall are in use.

Restrictive handling of user rights, restrictive disclosure of data and careful review of contractors will ensure that requirements regarding data security and GDPR are met.


Access control

Physical deletion of data carriers, deployment authorization concept, minimum number of administrators, logging of access to applications, specifically when entering and deleting data, administration of user rights by administrators.

Differentiated access permissions are set by the administrator in a restrictive manner.

User roles and associated permissions are continuously, but at least quarterly, checked

The rights and accesses of exiting personnel or personnel changing withing the company are being managed by the administrator accordingly.

The number of administrators is limited to the minimum.

Accesses to the EEG Expert application are logged.

The destruction of used media is carried out electronically by multiple secure deletion.

Paper documents are stored in locked rooms and destroyed if necessary with shredders.


Separation

Databases are separated by functions and processing is done by separate processes.

The access of customers to data of other customers is guaranteed by the application EEG Expert as well as by operating system hardening.

Test and production systems are separated physically, the transfer of data and programs is secured with SFTP.


Pseudonymization & encryption

Patient data is protected by pseudonymisation and by reference through a code number. Personal data can only be reconstructed through a disproportionate effort.




2. Integrity


Entry control

Data entry is logged at the application level by means of an event database. This evidence is stored for 6 years and the administrator of EEG Expert has access to this data.


Control of transfer

Personal data is transferred for both customer and patient data only with secure web connections: HTTPS for web offers, SFTP for data transmission, email with TLS.

Data will be securely deleted after the job is completed. Deletions are documented.


3. Availability and resilience

An uninterruptible power supply UPS is in use in server hosting and the rooms are air conditioned. Fire alarm and smoke detector systems are in place. Disk mirroring is used in the backup concept to replicate and restore all data disks.

Data backup consists of daily backup of the application and its data on a second local hard drive, daily backup on external server. Backups are encrypted.

The contingency plan takes place in case of disruption. Regular backup consistency and recoverability checks ensure rapid data recovery.



4. Procedures for periodic review, grading and evaluation

The management of EEG Expert is committed to the responsibility for data protection and information security. Employees are obliged to confidential data protection by written confirmation and information.

The data protection officer is Mr. Marco Versace of EEG Expert.

Technical measures that implement data protection are alarm system on the server, automatic access systems, security locks, firewall and anti-virus software, access control for server administration, encryption, secure password rules, use of intrusion detection systems, use for the physical deletion of data, Secure multi-tenancy implemented in the application, provision of encrypted connections such as SFTP and SSL, logging of data changes and data deletions.

Requests for data protection are handled with priority in the support process, thereby guaranteeing timely implementation.

The list of processing activities is available.